Невозврат подотчетных средств: налоговые последствия

Невозврат подотчетных средств — ситуация, с которой часто сталкиваются юридические лица с сотрудниками. Если работник не возвращает в срок полученные деньги, они признаются доходом, из-за чего облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Ниже подробно рассмотрим, что по этому поводу говорит законодательство РФ, сколько времени дается на возврат средств, и какие налоговые последствия ожидают предприятие.

Что нужно знать о сроках

Юридические лица нередко сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник получил деньги на определенные целевые расходы, но забыл за них отчитаться. Средства выдаются на безе заявления в наличной или безналичной форме: из кассы или на банковскую карточку. Порядок предоставления средств оговаривается в Письме Минфина под номером 03-11-11/42288 от 25 августа 20214-го.

В свою очередь, в Указании ЦБ РФ №3210-У от 11 марта 2014-го сказано, что подотчетный субъект должен в период до 3-храбочих дней вернуть оставшиеся деньги. Так, работник обязан отчитаться перед главбухом или руководителем, передав необходимый пакет документов.

Отсчет 3-дневного срока начинается:

• с последнего дня периода, на которые сотрудник получал средства;
• после возвращения из командировки;
• с момента выхода после больничного отпуска, если в это время завершился срок выдачи подотчетных средств. Сроки предоставления отчета одинаковы, как для наличных, так и безналичных операций.

Как происходит возврат

В процессе возврата подотчетных средств необходимо оформить отчет и приложить к нему документацию, подтверждающую расходы. При этом порядок удержания может проходить следующими способами:

• Заполнение сотрудником необходимой отчетности и возврат в кассу остатка.
• При невозможности выполнения первого пункта нужно обратиться к работодателю с просьбой удержать нужную сумму из зарплаты (оформляется в письменной форме).
• Директор выдает приказ / распоряжение на удержание средств из заработной платы при отсутствии препятствий со стороны «должника». Такое право прописано в ТК РФ (статье 137).
• При невозможности выполнения 2-го и 3-го пунктов решение вопроса переходит в судебную плоскость.
• Руководитель продает задолженность, которая переходит в раздел дохода сотрудника.

Наиболее распространенным является случай, когда директор издает приказ на удержание нужной суммы из зарплаты. На подготовку такого документа выделяется 30 дней с момента, когда должник должен сдать отчет. В дальнейшем сотрудника нужно ознакомить с документом под подпись, подтверждающую согласие с таким способом удержания.

Судебные разбирательства и аннулирование долга

Если дело доход до суда между должником и компаний, применяется следующая инструкция:

• До завершения срока давности юрлицо оформляет исковое заявление.
• После завершения 30 дней, которые отводятся для решения вопроса путем добровольного погашения, бухгалтер показывает в учете начисленные страховые взносы на размер долга.
• После вступления в силу постановления суда из задолженности берется налог.

Для прощения невозвращенных подотчетных средств оформляется приказ по компании. Как вариант, подотчетный субъект может письменно попросить аннулировать долг, оформив заявление на имя директора. Дата списания и регистрации приказа должны быть идентичны. Этим же числом проводится взыскание НДФЛ.

Когда взимается НДФЛ

Пока работник не сдал отчет по подотчетным средствам, эти деньги не относятся к категории выгоды, и с них нельзя взыскать НДФЛ. Они считаются задолженностью человека перед предприятием и должны быть возвращены в срок. Если же директор пошел на списание денег, тогда они переходят в раздел дохода, а работодатель переходит в категорию налогового агента. Если юрлицо не может удержать налог, необходим информировать об этом ФНС в письменной форме.

Но в законе есть противоречие. По НК РФ (гл. 23) невозвращенные подотчетные средства нельзя отнести к доходу, если они не возращены в установленные сроки. Причина в том, что они не переходят во владение сотрудника, а сам договора займа между юридическим лицом и работником отсутствует. Тем не менее, налоговые риски по НДФЛ имеют место, когда подотчетные средства не возвращаются в компанию, или в ситуации, если затраты не подтверждаются документально.

Чаще всего НДФЛ нужно платить, если задолженность невозможно взыскать по истечении срока давности. Он считается с момента, когда работник должен был вернуть долг и равен трем годам (по нормам ТК РФ).

Понятно, что в случае увольнения взыскать средства уже не получится. Единственный выход — оформление по итогам года справки 2НДФЛ с отображением дохода в виде задолженности и неудержанной прибыли. В дальнейшем справка передается в ФНС не позже 1 марта года, следующего за тем, в котором окончился срок давности.

В ситуации, когда компания игнорирует требования НК РФ о перечислении НДФЛ с задолженности сотрудника, она отвечает в качестве налогового агента. По НК РФ (ст. 123) с нарушителя взимается штраф размером 20% от суммы, которая должна быть удержана / перечислена.

Как быть со страховыми взносами

В ФЗ №212 сказано, что подотчетные деньги, которые не были возвращены в 30-дневный срок со дня, установленного для возврата, учитываются при расчете страховых взносов. При этом сумму взносов можно зачесть после возврата средств или предоставления документации, подтверждающей расходование средств на нужные цели. При этом расчет страховых взносов осуществляется по правилам НК РФ.

Тонкости списания

Наибольшие трудности связаны со списанием невозвращенных подотчетных средств. В случае прощения задолженности она относится к прочим затратам и проводятся по дебиту 91.2 и кредиту 94. При взыскании средств через суд, деньги отражаются на 73-м счету, а при его увольнении — на 76-м. При этом сумма указывается с учетом записей в бухгалтерии.

Если долг относится к сомнительным, формируется резерв по таким задолженностям. В случае, когда деньги невозможно получить из-за отсутствия человека или имущества, используется забалансовый 007-й счет. Это позволяет контролировать финансовое положение должника.