Налоговая проверка: как к ней подготовиться в 2022 году

Налоговая проверка в 2022 году требует предварительной подготовки документов, отчетности и персонала. Стоит просмотреть первичную документацию, проверить штатное расписание, убедиться в правильности начисления налогов, просмотреть соглашения с подрядчиками / контрагентами, провести инструктаж работников и т. д. Ниже подробно рассмотрим, какие бывают виды проверок ФНС, когда могут приехать инспекторы, и что делать для успешного прохождения контроля.

Виды проверок

Действующие виды контроля ФНС делятся на три группы:

• Плановые. ИП или юрлицо информируется о таких проверках заранее. Также в налоговой службе имеется график о проведении мероприятий, что позволяет заранее подготовиться.
• Внезапные. Могут проводиться при наличии подозрений в нарушении норм законодательства. Признаками будущей проверки может быть получение писем с ФНС о документальном подтверждении какой-то информации или предоставления дополнительных сведений по вопросам деятельности компании. Внезапный контроль проходит без предупреждения, когда предприниматель не готов. Целью является выявление нарушений.
• Повторные. Выполняется тот же комплекс проверок, что и на прошлых этапах.

Когда могут приехать

Вне зависимости от типа проверки со стороны ФНС необходимо правильно к ней подготовиться. При этом существует ряд факторов, которые повышают шансы внезапного приезда работников ФНС. Представители налоговой службы ответственно подходят к выезду, анализируют ситуацию и приезжают только при наличии серьезных подозрений.

К базовым причинам, по которым может нагрянуть проверка ФНС, стоит отнести

• Небольшая налоговая нагрузка и ее искусственное занижение. При анализе работы компании налоговики сравнивают средние показатели по определенной сфере.
• Проведение высокорисковых операций. Наибольший интерес представляют собой договора, в отношении которых есть подозрения по уменьшению налогов. Чем выше число непонятных операций, тем больше вероятность непредвиденной проверки.
• Несоответствие реальной рентабельности предприятия от среднерыночного уровня. Если этот показатель меньше среднего, нужно подготовиться к налоговой проверке заранее.
• Запросы со стороны налоговой и отсутствие ответов. Важно вовремя отвечать на письма налоговой даже при видимой несерьезности обращения. Если сотрудники запрашивают сверку или выполнение иных работ, это необходимо сделать в сжатые сроки.
• Заниженные зарплаты работников. Если средний доход сотрудника ниже, чем в таких же компаниях, нужно готовиться к проверке. Такая особенность может вызывать подозрение со стороны ФНС.
• Операции с посредниками. Привлечение к сделке любых посреднических компаний должно быть оправдано в финансовом плане. Злоупотребление такой возможностью вызывает подозрение налоговиков о его использовании для снижения налогов.
• Отношение прибыли / затрат. В случае превышения расходов над доходами представители налоговой затребуют первичную документацию по проведенным операциям, будут проводить опрос работников и другой комплекс работ.

Каждый из приведенных факторов повышает вероятность внезапной проверки. Чтобы избежать штрафов и иных последствий, важно заранее подготовиться самому и информировать персонал о будущем посещении компании работником ФНС.

Как подготовиться

Задача любой проверки — контроль юридического лица или ИП в вопросе правильности начисления / уплаты налогов, а также выполнения законодательства. Информация о самом предмете проверки предоставляется уже в процессе, а сам инспектор не может выходить за установленные полномочия.

Этап №1. Подготовка первичной документации

Вид и список документов, которые запрашивает инспектор ФНС, нигде не оговаривается. Его можно предоставить как в электронной, так и в бумажной форме. Документация должна предоставляться с сопроводительным письмом и с обязательной описью. Также она должна быть прошита в тома при количестве листов до 150. Допускается передача сканированной копии или в электронном виде. При этом сотрудники ФНС вправе затребовать оригинал.

Что касается самой документации, обратите внимание на следующие моменты:

• корректность оформления авансовых отчетов;
• содержание кассовых документов по факту расходов наличности;
• наличие прав подписи лиц в актах приемки-передачи;
• правильность внесения реквизитов в накладных, наличие печатей / росписей;
• корректность оформления счетов-фактур с учетом действующего законодательства;
• наличие документации, подтверждающей возможность применения льгот по налогам.

Для удобства необходимо разделить документацию по вопросам управления и аналитики. Желательно хранить данные на внешнем диске и отдельно от официальных данных.

Если какие-то документы не найдены, необходимо обратиться к контрагенту и запросить дубликат. Важным моментом является наличие подписи реального человека, имеющего соответствующие полномочия. Вся документация передается работникам ФНС под подпись и с оформлением акта приемки-передачи.

Этап №2. Проверка договоров с подрядными организациями и контрагентами

Одна из задач работников ФНС — убедиться в «чистоте» деятельности компании с позиции налогообложения. Если юридическое лицо работает с однодневными предприятиями, это чревато штрафами. Чтобы обезопасить себя от подозрений, важно собрать и предоставить как можно больше документации:

• устав;
• решение о назначении руководителя;
• учредительная документация;
• свидетельство о регистрации в госорганах и ФНС;
• решение о назначении гендиректора;
• подтверждение передачи бухотчетности за отчетный период.

Для надежности стоит проверить и самого контрагента на факт регистрации в ЕГРЮЛ, наличия задолженности перед ФНС, открытых судебных дел и долгов перед ФССП. При наличии переписок по действующим соглашениям, важно их предоставить. Это же касается протоколов совещаний, фото складов и т. д. В переписке не должно быть подозрительных моментов в виде странных схем и вариантов уменьшения нагрузки.

Шаг №3. Контроль штатного расписания, инструкций, доверенностей

При подготовке к проверке ФНС обратите внимание на документацию, которая касается сотрудников компании:

• должностные инструкции работников;
• штатное расписание;
• наличие доверенностей для лиц, которые ставят свои подписи;
• приказы руководства о назначении и т. д.

Отдельно внимание уделите кадровому учету, своевременности и правильности начислений выплат: зарплаты, премии, стажевых и т. д.

Шаг №4. Разделите ПК / ноутбуки для разных юрлиц

При наличии в одном офисном помещении двух и более компаний / индивидуальных предпринимателей, работающих отдельно, стоит разнести информацию о деятельности в разные компьютеры / ноутбуки. Это касается ситуаций, когда организации связаны друг другом в определенной сфере деятельности. Во время налоговой проверки представители ФНС уделяют особое внимание IP, с которых к ним приходит отчетность. Несоответствие в этом вопросе может вызвать подозрение.

Шаг №5. Обсудите дальнейшие шаги с работниками

Сотрудники должны быть готовы к будущему поседению ФНС. Налоговики будут делать попытки «выудить» информацию с подчиненных, поэтому общение желательно исключать. Незнающий человек может случайно выдать какую-то информацию, за которую инспектор сможет «зацепиться». К основным вопросам, которые задает представитель ФНС, стоит отнести:

• размер зарплаты;
• особенности поиска партнеров;
• периодичность инвентаризации;
• своевременность сдачи отчетности и т. д.

Поясните работникам, что доступ к бухгалтерии, перечень поставщиков или кассовая документация передается по запросу, а не персональному желанию инспектора. Подчиненные, как правило, не знают требования законодательства, поэтому своими действиями могут навредить работодателю.

Если же кого-то из работников позвали для беседы, нужно помнить следующее:

• Ответственность свидетеля в ФНС минимальна, а штраф не превышает 3000 р. Это значит, что сотрудник может свободно врать и не переживать о последствиях.
• При отсутствии компетенции в определенных опросах человек вправе отказать в комментарии. Достаточно отметить, что этот вопрос не входит в его должностные обязанности.
• Ответы должны быть короткими или развернутыми. При этом инспектор может возвращаться к определенным вопросам для проверки правдивости ответа.
• Продолжительность собеседования с работником может длиться не больше 4-х часов подряд и не более 8-ми в сутки.

Шаг №6. Подготовьте комнату для проверяющих

Для размещения работников ФНС необходимо подготовить отдельную комнату, где нет доступа к документации и общению с работниками. В процессе проверки инспектор будет требовать бумаги, которые будут подноситься специально назначенным работником. Все посторонние вещи, печати, штампы и прочее нужно убрать. В офисе предприятия, где проводится проверка, должна быть документация и информация только по этому юридическому лицу.

Шаг №7. Определите ответственного работника

Для выполнения команд инспектора назначьте ответственного сотрудника, который будет приносить документацию для проверки. Лучше всего, если это будет квалифицированный работник бухгалтерии или сам главбух. Сотрудник должен иметь представление о проблемных местах предприятия и быть морально подготовленным к общению с работником ФНС. Он должен понимать, что можно показать, а какую информацию лучше спрятать от посторонних глаз.

Шаг №8. Знайте свои права

Руководитель должен подготовиться к налоговой проверки в плане своих прав и обязанностей инспектора. Работник ФНС может:

• требовать документацию;
• осматривать помещение;
• истребовать данные у контрагентов или 3-их лиц (актуально для встречной проверки);
• получать свидетельские показания;
• изымать документацию и предметы;
• осуществлять экспертную оценку;
• привлекать к работе специалиста и т. д.

Перед началом проверки инспектор должен предъявить удостоверение. Информацию из него необходимо записать в журнале проверок. Важно контролировать, чтобы работник ФНС действовал в пределах полномочий и намеченных мероприятий.

Полезные рекомендации

Налоговая проверка — всегда стресс для руководства и сотрудников, поэтому готовиться к ней необходимо заранее и не тушеваться при возникновении форс-мажорных ситуаций. Чтобы свести к минимуму возможные проблем, следуйте простым советам:

• Будьте уверены в себе. Работники ФНС обращают внимание на психологическое состояние и тревожность руководителя / сотрудников сразу передается.
• Сведите общение к минимуму. По возможности ограничьте общение до уровня вопроса-ответа. При наличии сомнений лучше сразу обсудить ответы с главным бухгалтером и специалистом юридического отдела.
• Гарантируйте юридическое сопровождения. Все процессы, касающиеся предоставления переписки, осмотра, изъятия документов и другие нюансы стоит проводить в присутствии специалиста юридического отдела. Если работник ФНС самостоятельно изымает какие-то документы, это уже больше похоже на обыск.
• Обеспечьте составление протокола при выемке документации. При отсутствии своего юриста, который мог бы оформить сделку, рекомендуется привлечь специалиста сторонней компании.
• Предложите помочь с проверкой. Это может касаться привлечения свидетелей или специалистов. Если какая-то операция вызвала дополнительные вопросы у контроллеров, необходимо предоставить работника, хорошо знакомого с этой сделкой. Это снижает риск случайного получения инспектором «лишней» информации от несведущего сотрудника.
• Предоставьте кладовщика, если контроллер хочет проверить складские помещения.

Что дальше

После завершения налоговой проверки оформляется справка с вручением представителю компании. В течение 30 дней имеется возможность подготовить возражения, после чего ФНС рассматривает ситуацию и принимает окончательное решение в течение 10 суток. На оглашение результатов обязательно приглашается представитель руководства.

Если инспекторы ФНС приняли решение сразу, они могут привлечь к ответственности или отказать от выполнения этого шага. В обоих случаях оформление происходит документально. Если представитель юрлица или ИП не согласен с какими-то доводами, нужно объяснить происхождение операций, указать на некорректные факты и подтвердить свою позицию документацией.

Итоги

Если своевременно подготовиться к налоговой проверке, можно избежать неприятных ситуаций, раскрытия «лишней» информации и наложения штрафных санкций. Чтобы быть готовым, проверяйте план проверок, участвуйте в контрольных мероприятиях и назначайте ответственного сотрудника. Информируйте работников о правилах поведения при общении с инспектором, выдавайте документы строго по описи и фиксируйте нарушения со стороны инспектора ФНС. Главное в этом вопросе — сохранение спокойствия, уверенность в себе и доброжелательность.