Книга учёта доходов и расходов

Книга учета доходов и расходов (далее КУДиР) предназначена для отображения финансовых операций, определения итога работы и вычисления налога для оплаты в ФНС. За его неправильное заполнение или отсутствие предусмотрены крупные штрафы, заставляющие ИП и ООО внимательней подходить к оформлению и следовать указаниям НК РФ, ст. 346.24.

Кто должен вести

Книга доходов и расходов бывает нескольких типов и предназначена для ИП / ООО разных форм деятельности.

• Для упрощенной системы налогообложения (УСН): Вне зависимости от объекта оплаты налогов, применяется единая форма для ИП и ООО. Отличие в том, что для «упрощенки» 6% вносятся исключительно доходы, а для 15% — доходы и расходы.

• На патентной системе налогообложения (ПСН): Оформление КУДиР обязательно для ИП. В документ вносятся доходы. Содержание не влияет на размер выплат в ФНС, но помогает контролировать установленный лимит. Известно, что патент можно применять при получении прибыли до 60 000 000 р.
• Для общей системе налогообложения (ОСНО): Книга учета доходов и расходов обязательная для ИП, нуждающихся в точном расчете НДФЛ.
• При применении единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН): КУДиР заполняется только ИП.

На практике КУДиР является базовой формой составления отчета для ИП и ООО на УСН. В остальных случаях документ заполняется при наличии такой необходимости. Требования к оформлению оговорены в Приказе Министерства финансов под номером 135.

Форма ведения

Особенности составления зависят от выбранной формы. В 2021 году доступно два варианта:

• В бумажной версии заполняется титульный лист, после чего страницы сшиваются и нумеруются. В конце ставится подпись и печать (при наличии).
• Электронное ведение книги доходов и расходов подразумевает обязательную распечатку документа в конце налогового периода с нумерацией страниц и указанием их числа. Как и в бумажной версии, документ подписывается и пропечатывается.

Форма ведения КУДиР определяется приказом и фиксируется учетной политикой ИП / ООО. Большинство сервисов подразумевают ведение документации в электронной форме, но по требованию ФНС может потребоваться распечатка. Количество экземпляров — один. Если в организации работает несколько подразделений, оформлением занимается главный офис.

Правила ведения

Общие требования к КУДиР

• Периодичность заведения для ОСНО, УСН и ЕСХН — раз в 12 месяцев, для патента — на весь период его действия.
• Данные вносятся в хронологическом порядке.
• Все введенные сведения подтверждаются первичной документацией. Это могут быть акты выполненных работ / предоставленных услуг, накладная, квитанция, платежное поручение и т. д.
• Заполнение КУДиР обязательно даже при отсутствии операций в течение года. При отсутствии деятельности формируется документ с нулевыми данными.
• Суммы прописываются в рублях без учета копеек.
• Внесение исправлений допускается, но при обязательной заверке руководителя. Обязательна печать, если она имеется.

Передавать книгу в ФНС не требуется, но уполномоченные сотрудники могут затребовать ее для контроля, а при отсутствии или неправильном заполнении он вправе наложить штраф.

Как заполнить книгу доходов и расходов

Для каждого раздела действуют индивидуальные правила оформления.

Раздел №1

Вносятся операции с указанием даты, номера первичного документа, описания сути и суммы. В зависимости от типа сделки (расходная, доходная) цифра вносится в 4-й или 5-й столбик.

Особенности:

• Для «упрощенки» 6% данные в 5-й столбец не вносятся. Заполняются только те сведения, которые учитываются при вычислении налогооблагаемой базы. К примеру, взнос личных денег, перечисление средств в уставной капитал, выплата займа и другие аналогичные платежи не учитываются. Справка в конце первого раздела заполняется для 6% (строка 010).
• Для «упрощенки» 15% расходы вносятся после отгрузки и проведения платежа. Это приводит к небольшой задержке в записи. Если товар проплачен, но не получен, или доставлен без оплаты, данные не вносятся. Затраты на основные средства и активы нематериального характера заносятся в последний квартальный день. Информация по закупке продукции для дальнейшей продажи вносится по факту продажи.

ИП и ООО должны знать, как заполнить книгу доходов и расходов, особенно 1-го раздела. Именно по этим данным рассчитывается аванс и налог, а также вносятся данные в декларацию по «упрощенке».

Раздел №2

Заполняется только для УСН 15%. Информация вносится по основным, введенным в работу средствам и только после оплаты. Расходы распределяются поквартально с учетом времени, оставшегося до сдачи документации. К примеру, при покупке средства в январе за 400 000 р списание затрат будет осуществляться по 100 000 рублей для 2-го, 3-го и 4-го кварталов. Для сравнения, если сделка проведена в 3-м квартале, то в 3-м и 4-м списывается по 200 000 р.

Списываемые средства за квартал переносятся из 12-й в 5-ю графу. При этом 7-я, 8-я, 14-я и 15-я строки применяются в ситуациях, когда покупка основного средства имела места до перевода бизнеса на УСН.

Раздел №3

Используется на «упрощенке» 15% при наличии расходов, которые могут повлиять на размер налогов. Их можно перенести на другие налоговые периоды в ближайшие 10 лет.

Раздел №4

Заполняется для «упрощенки» 6%. Указываются цифры по страховым платежам, расходам на ДМС работников и прочим затратам, влияющим на размер налога. Здесь же прописываются взносы, выплачиваемые за себя.

Раздел №5

Для бизнеса на УСН 6%, оплачивающего торговый сбор. Здесь указываются сумма в день перевода средств на базе официальной документации из ФНС о необходимости уплаты. При отсутствии торгового сбора в регионе в этой части КУДиР ставятся прочерки, чтобы избежать проблем с сотрудниками налоговой.

Ответственность

Представители бизнеса должны знать, как вести книгу доходов и расходов, и относится к этому не как к праву, а как к обязанности. Несмотря на отсутствие требования передачи в ФНС, сотрудники ИФНС вправе проверить наличие и ведение КУДиР. При выявлении нарушений ИП или юрлицо ожидают финансовые санкции, поэтому лучше разобраться с правилами ведения книги или доверить работу профессионалам.

В зависимости от ситуации возможны следующие штрафные санкции: