Как выбрать бухгалтерскую аутсорсинговую компанию

Бухгалтерская аутсорсинговая компания предоставляет комплексную помощь для юридических лиц, в случае увольнения или болезни бухгалтера, получения штрафов, блокировки личного счета и необходимости восстановления учета. Привлечение экспертов позволяет упорядочить бухгалтерию, выявить мошенничество, оптимизировать налоговые платежи и уменьшить расходы заказчика.

Главная сложность — поиск надежной компании с хорошей репутацией. Она должна предоставлять квалифицированные услуги, гарантировать результат, предоставлять прозрачное ценообразование и быть надежной.

Известность и репутация

Услуги аутсорсинга бухгалтерии доступны в России более 20 лет, поэтому многие компании уже зарекомендовали себя на рынке. За время деятельности были сданы миллионы отчетов и остановлено сотни тысяч отзывов клиентов. Качество услуг сложно оценить только по рекламным буклетам, поэтому нужно ориентироваться на мнение людей. Информацию можно черпать со следующих источников:

• Отзывы на сайте бухгалтерской компании.
• Рейтинги в Интернете.
• Рекомендации знакомых предпринимателей.
• Социальные сети и форумы.
• Данные из средств массовой информации и иных источников.

Оптимальный выбор — сотрудничество с организацией, работающей на рынке более трех-пяти лет и имеющей множество довольных клиентов. Низкое качество услуг быстро выходит наружу, выражается в негативных отзывах и проблемах с отчетностью.

Комплексный подход

ИП и юрлица часто обращаются за услугами аутсорсинга для снижения расходов и оптимизации налогообложения. Для этого нужен комплексный подход, подразумевающий оптимизацию бухгалтерии, налоговой сферы, оплаты труда персонала и т. д. Результатом помощи специалистов является реальное снижение налоговой нагрузки, экономия и получение свободных средств для использования в других направлениях.

Список услуг

Важный момент при выборе аутсорсинговой компании — список предоставляемых услуг. Опытные организации предлагают следующие виды помощи:

• консультации в сфере налогообложения;
• представление интересов в разных органах;
• отражение всех операций в современном программном обеспечении;
• ведение бухучета и сдача отчетов;
• подготовка документации: накладных, платежных документов, актов;
• согласование налоговых выплат и т. д.

В зависимости от задач клиента может осуществляться полное или частичное обслуживание. В первом случае выполняются работы по ежедневному учету, периодической сдаче отчетности, созданию / проведению первичных документов и т. д. При выборе частичного варианта предоставляются отдельные услуги.

Содержание договора

Перед обращением в аутсорсинговую компанию стоит изучить письменный договор. Информацию можно получить непосредственно в компании или попросить выслать данные на почту. Надежные компании, имеющие хорошую репутацию и переживающие за качество предоставляемых услуг, подобно прописывают права и обязанность сторон.

В договоре должны быть следующие сведения:

• сроки выполнения обязательств;
• вид и уровень подготовки документации;
• кто отвечает за выполнение работ;
• штрафные и иные санкции за невыполнение обязательств аутсорсинговой компании.

Если из-за непрофессионализма сотрудников клиент столкнулся с финансовым наказанием со стороны налоговой или других служб, аутсорсер должен возместить расходы в полном объеме. Эта особенность прописывается в договоре.

Прозрачность формирования счета

При выборе аутсорсинговой организации важно смотреть на принципы формирования стоимости услуг. Главное — не гнаться за дешевизной, ведь под ней может скрываться желание любой ценой получить клиента и низкая квалификация персонала. Желательно, чтобы бухгалтерская аутсорсинговая компания предоставляла гибкие тарифы на услуги. Этот параметр зависит от многих факторов:

• количество операций;
• объем предоставляемых услуг — частичный, на постоянной основе;
• тип налогового режима;
• численность сотрудников;
• необходимость оформления первичной документации;
• скорость выполнения работы и т. д.

Если в процессе сотрудничества нужны дополнительные бухгалтерские или юридическиеуслуги, они должны предоставляться по первому запросу. В выписанном счете должно четко указываться, что и в каком объеме оплачивается.

Соблюдение конфиденциальности

Услуги бухгалтерской аутсорсинговой компании должны отвечать широкому спектру требований, и один из них — сохранение конфиденциальности. Заказчик должен быть уверен, что корпоративная информация не попадет в посторонние руки, в первую очередь к прямым конкурентам по бизнесу.

Перед заключением договора необходимо убедиться в наличии пункта о сохранении деловой / коммерческой тайне, а сама информация должна указываться в отдельном разделе. Аутсорсинговая компания должна гарантировать, что сведения, полученные в электронном / бумажном виде, сохранятся. При этом доступ к ним будут иметь только представители обслуживающей организации, которые в дальнейшем не передадут их посторонним.

Готовность провести бесплатный аудит

Многие аутсорсеры предлагаю услугу бесплатного экспресс-аудита, необходимого для ознакомления с документацией компанией. На этом этапе определяется сложность проблемы, необходимые шаги и ориентировочная стоимость услуг. Если бухгалтерия долгое время велась неправильно, может потребоваться ее восстановление.

Для получения услуги подается заявка, а по истечении установленного времени бухгалтерская аутсорсинговая компания выдает результат в виде электронного или бумажного отчета. Если исполнитель обещает высокое качество услуг по низкой цене и без ознакомления с документаций, это влечет риски для клиента.

Представление интересов в ФНС

Бухгалтерские услуги касаются не только оформления и передачи отчетов, но и решения вопросов с уполномоченными органами. В процессе сотрудничества может возникнуть необходимость представительства клиентов по разным вопросам. Опытный аутсорсер, который течение многих лет предоставляет такие услуги, знает особенности проверок и готов представлять интересы в ФНС или судебных органах.

Возможность налоговой оптимизации

При комплексном подходе аутсорсинговая компания анализирует деятельность организации и предлагает способы налоговой оптимизации. После изучения документации определяется лучший режим налогообложения, изучается и корректируется налоговая нагрузка. Квалифицированные сотрудники хорошо знают НК РФ, ФЗ, положения ПБУ и судебную практику, что позволяет найти единственно верный вариант.

Опытный аутсорсер способен защитить от подозрительных сделок и незаконных налоговых схем, сориентирует в формировании учетной политике и поможет в других вопросах экономии. Если услуга не входит в стандартный пакет, ее можно получить дополнительно и быть уверенным в быстрой окупаемости.

Надежность и профессионализм

Качество и надежность бухгалтерской аутсорсинговой компании зависит от профессионализма сотрудников. Они могут иметь знания в узкой сфере или быть универсалами. Профессионалы могут решить вопросы любой сложности:

• Участие в государственных закупках и тендерах.
• Возврат НДС.
• Оформление сделок и т. д.

Надежные компании готовы в любой момент подтвердить квалификацию персонала, предоставить дипломы, сертификаты или иную документацию. После передачи работы специалистам можно не отвлекаться на контроль бухгалтера и заниматься смежными делами компании.

Собственное программное обеспечение

Преимуществом надежного аутсорсера является наличие своего ПО, ориентированного на облачный формат деятельности. Это означает, что клиент получает доступ к информации в режиме 24\7. В случае разрыва договора исполнитель должен перенести информацию на другое программное обеспечение и запустить его.

Прочие факторы

Кроме рассмотренных выше критериев, при выборе аутсорсинговой компании для бухгалтерского учета необходимо учесть следующие моменты:

• Наличие контроля качества и автоматизация процесса.
• IT-инфраструктура и надежность используемых серверов.
• Возможность работы в удаленном режиме.
• Стоимость.
• Готовность предоставления дополнительных услуг и т. д.

От правильности выбора бухгалтерской аутсорсинговой компании зависит результат в виде восстановления бухгалтерии, налаживания взаимодействия с уполномоченными органами, налоговой оптимизации и выполнения обязательств по оформлению / сдаче отчетности. Желание сэкономить влечет за собой сотрудничество с непрофессионалами, что в результате приводит к еще большим расходам.