12 марта 2021 299

Как правильно оформить иностранного сотрудника на работу

Как правильно оформить иностранного сотрудника на работу

Оформление иностранного сотрудника — трудоемкий процесс, требующий постановки работодателя на учет в МВД, определения статуса работника, его гражданства и режима нахождения, проверки документов, оформления на работу и т. д. Принимая иностранца на работу, важно четко следовать инструкции, чтобы избежать ответственности в виде штрафа размером до 1 млн рублей или приостановления деятельности на три месяца. Ниже приведем инструкцию, как правильно оформить иностранного работника с учетом действующего законодательства.

Постановка работодателя на учет

Для трудоустройства гражданина другой страны юрлицу или ИП необходимо аккредитоваться в ГУВМ МВД. Этот шаг обязателен в ситуации, когда работодатель хочет привлечь к сотрудничеству безвизовых иностранцев или визовых граждан, планирующих вести деятельность по разрешению / патенту. Также после аккредитации допускается регистрация иностранца по адресу компании и помощь в получении патента.

Срок рассмотрения запроса — до трех дней, а период действия аккредитации — 12 месяцев. Из документов юрлицу необходимо передать следующие копии:

  • ИНН и ОГРН;
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о госрегистрации;
  • паспорт гендиректора с данными о прописке и приказ о его назначении;
  • уведомление из ФСС;
  • договор аренды;
  • доверенность (оригинал).

Также необходимо информационное письмо с контактными данными и сведениями о трудоустраиваемых сотрудниках.

Для ИП список почти такой же. Разница лишь в том, что нужна копия паспорта самого предпринимателя. При этом договор аренды, доверенность и приказ о назначении гендиректора не требуются.

Определение статуса мигранта

При оформлении иностранного работника нужно учитывать его статус в России. Здесь доступно три варианта:

  • Временно пребывающий. Иностранец, находящийся в РФ по визе или без нее, имеющий разрешение на трудоустройство / патент.
  • Постоянно проживающий. Иностранный гражданин с ВНЖ на пять лет или находящийся в РФ на основании соглашения ЕАЭС.
  • Временно проживающий. Нерезидент с РВП сроком на три года.

Наиболее распространенной является первая категория, на которой и остановимся подробнее. Такие иностранные граждане активно приезжают из стран, не требующих оформления визы. В эту категорию входят следующие государства: Украина, Киргизия, Беларусь, Абхазия, Казахстан, Узбекистан, Молдова и ряд других. В таком случае работодателю не нужно специальное разрешение, но у работника должен быть патент / разрешение на работу.

Иностранцу для оформления такого документа нужно при получении миграционной карты указать цель «трудоустройство» и в течение месяца подать заявление на оформление патента. Он выдается в течение трех месяцев с момента подачи заявления.

Проверка документов

Чтобы оформить иностранного работника, необходимо проверить наличие у него необходимого пакета документации.

Для граждан, которые приезжают по визе:

  • копия заграничного паспорта;
  • миграционная карта;
  • регистрация;
  • разрешение на трудоустройство;
  • полис ДМС;
  • СНИЛС и ИНН.

Для лиц из государств с безвизовым режимом:

  • копия заграничного паспорта;
  • полис ДМС;
  • регистрация;
  • миграционная карточка;
  • СНИЛС и ИНН;
  • патент;
  • квитанция о выплате патента.

При изучении документации важно быть внимательным и проверять актуальность каждой справки. Документы должны действовать в течение всего времени трудоустройства. Как только срок выходит, человека необходимо уволить.

Оформление на работу

В дальнейшем, чтобы оформить иностранного сотрудника, необходимо передать для подписи внутренние правила, коллдоговор и прочие документы, связанные с дальнейшей работой человека. Чаще всего в этот список входит:

  • Положение об оплате труда / защите персональных данных / ОТ и т. д;
  • Программа вводного / первичного инструктажа;
  • Штатное расписание и т. д.

Новый сотрудник обязан изучить документы и поставить подпись.

Заключение трудового соглашения

Для оформления договора иностранный гражданин должен быть совершеннолетним. Документ оформляется на русском языке, а по желанию мигранта с дополнительным переводом (не обязательно). Информация о человеке вносится из паспорта или патента, где данные указаны на русском. Имя в разрешении / патенте и соглашении должны быть идентичны, ведь в ином случае работодателя могут привлечь к ответственности.

В трудовом соглашении указываются следующие данные:

  • реквизиты ДМС;
  • данные о разрешении на трудоустройство / патенте.

Срок действия договора не ограничен. При проведении сезонных работ и в случаях, предусмотренных в статье 59 ТК Ф допускается оформление краткосрочных контрактов. При этом заключение срочного договора исключено из-за ограниченности действия патента.

Принимая на работу иностранца с РВП или ВНЖ, в получении патента или разрешения нет необходимости. Единственное условие — трудоустройство в том регионе России, где разрешено временное проживание. Вот почему при оформлении трудового соглашения нужно обращать внимание на эту особенность. При этом в полисе ДМС нет необходимости, ведь такие лица имеют право на получение бесплатной медпомощи.

Оформление приказа и внесение записи в трудовую книгу

Для приема иностранного сотрудника на работу оформляется приказ с последующим информированием человека под подпись. На следующем шаге данные вносятся в трудовую книжку. При этом формы документа от 1974 и 2004 году в РФ уже не принимаются. Если у человека нет нужного варианта, работодатель вправе выдать нужный вариант трудовой книжки. При этом переносить в нее данные с других книжек запрещено.

Заполнение личной карты и подпись работника об изучении документации по обработке личных данных

После внесения данных в личную карту мигрант должен расписаться и ознакомиться с документацией по обработке личной информации.

Уведомление МВД о приеме на работу мигранта

По закону у юрлица или ИП имеется до 72 часов с момента подписания договора для информирования ГУВМ МВД о приеме на работу иностранного работника. В случае просрочки работодатель привлекается к ответственности.

Выплата зарплаты

После трудоустройства человек вправе рассчитывать на получение зарплаты. Если у него нет ВНЖ, он относится к категории нерезидентов. Следовательно, оплата труда в рублях считается валютной сделкой. Это значит, что заработная плата выдается только через банк. Оплата наличными для временно пребывающих / проживающих влечет за собой штраф размером 75-100% от неоплаченной суммы.

При определении ставки необходимо учесть, что она должна быть не меньше средней по отрасли или быть не ниже установленного для региона минимума. При этом нельзя платить разную заработную плату гражданам РФ и мигрантам, находящимся на одной должности. В ином случае придется доплатить и выплатить штраф размером 20% от неоплаченных налогов.

Перечисление налогов

После приема на работу иностранного гражданина ИП или юрлицо платит налоги, а именно 13-процентный НДФЛ, а также взнос в Пенсионный Фонд (13%). Дополнительно переводятся средства в ФСС и ФССНС в размер 0,2 и 1,8 процента соответственно.

При оформлении отчетности нужно учесть, что ФИО иностранца должна быть такой же, как в патенте / разрешении. Такое требование предъявляет ФНС, а вот в Пенсионном Фонде требуют, чтобы данные совпадали со СНИЛС. Такая особенность вызывает ряд трудностей у бухгалтеров и нередко приводит к путанице при оформлении документации.

Контроль оплаты патентов

Каждый месяц необходимо смотреть на квитанции о выплате НДФЛ по патенту, ведь даже при небольшой просрочке документ теряет силу, а работник переходит в статус нелегала. После этого человеку снова нужно пересечь границу РФ и снова оформить патент.

Увольнение и уведомление

Процесс увольнения иностранного работника проходит в несколько этапов. Сначала оформляется приказ, где человек расписывается. После этого делается запись в трудовой книжке, а сам мигрант расписывается в карточке сотрудника. На последнем этапе документы возвращаются иностранцу.

Остается лишь информировать ГУВМ МВД о завершении действия трудового соглашения в течение 72 часов.

Ответственность

Несвоевременное уведомление МВД, трудоустройство без документов или с просроченными справками, а также иные связанные с этим события влекут за собой ответственность в размере 0,8 млн рублей или приостановке деятельности на три месяца. Это правило действует в КоАП России (статья 18.15, часть 1). При выявлении нарушения в Москве, СПб, МО и ЛО, размер штрафа достигает 1 млн рублей (часть 4 указанной выше статьи).

При отклонении от норм ТК РФ в отношении трудовых мигрантов, к примеру, за трудоустройство без полиса ДМС или отсутствие в договоре каких-либо данных, работодателя могут прилечь к ответственности по КоАП РФ (статья 5.27, часть 1). Размер штрафа в таком случае — 50 000 р.

Рассказать